Ochrana oznamovatelů (whistleblowing) je zaváděna do právního řádu České republiky zák. č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen “Zákon”), účinným od 1. srpna 2023, v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

Společnosti VCES a.s. (dále jen “VCES“) vzniká z této legislativy jako povinnému subjektu mj. i povinnost zavést vnitřní oznamovací systém („VOS“) k přijímání oznámení a zajištění ochrany jejich oznamovatelů.

Oznamovatelem se rozumí fyzická osoba, která učiní oznámení v mezích a při splnění všech podmínek Zákona, a to prostřednictvím VOS VCES. Takový oznamovatel následně požívá ochrany před tzv. odvetným opatřením.

Pozn.: Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích.

Oznámení musí obsahovat:

• jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, nebo bez těchto údajů, pokud je totožnost tzv. příslušné osobě (osobě, která je za VCES pověřena k příjímání a posuzování oznámení přijatého v rámci VOS) známa;
• informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je vymezeno Zákonem (§ 2 odst. 1);
• popis nebo shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;
• případné důkazy, na jejich základě je podáváno oznámení.

VOS VCES: Jako příslušná osoba VCES pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určen: Mgr. František Čakrt – právník specialista (dále jen „příslušná osoba“)

Způsoby podání oznámení: Ústně nebo písemně, na žádost oznamovatele i osobně.

Písemné oznámení je možné:

1. prostřednictvím speciální e-mailové adresy pro přijímání oznámení: whistleblowing@vces.cz (do e-mailu má oprávnění přistoupit pouze příslušná osoba)
2. prostřednictvím pošty na adresu: VCES a.s., Českomoravská 2420/15, 190 00 Praha 9. Takto podané oznámení musí být čitelně označeno nápisem
   „WHISTLEBLOWING – K RUKÁM POVĚŘENÉ OSOBY – NEOTVÍRAT“.
   Při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací.

Ústní oznámení (osobně) je možno podat v pracovní dny po domluvě termínu s pověřenou osobou na tel. č.: +420495091159. Oznámení může být podle domluvy zaznamenáno na diktafon a následně přepsáno, nebo rovnou sepsáno do záznamu s možností zápis následně zkontrolovat, opravit a odsouhlasit opravy podpisem oznamovatele.

Telefonické oznámení lze učinit u pověřené osoby na tel. č.: + 420495091159. Telefonický hovor není zaznamenáván, zaznamenán může být pouze se souhlasem oznamovatele. O telefonicky podaném oznámení bude sepsán záznam, s následnou možností přepis ústního podání zkontrolovat, případně opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele.

Lhůty pro vyřízení oznámení:

• po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho přijetí příslušnou osobou; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Způsoby vyřízení oznámení:

• Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
• Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby společnosti, pro kterou oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než VCES. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
• Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Možnost anonymního oznámení

Oznámení lze učinit i anonymně. Za anonymní je považováno takové oznámení, ve kterém oznamovatel neuvede své jméno, příjmení nebo jiné údaje, dle nichž by jej bylo možné identifikovat. V takovém případě uveďte co nejvíce podrobností, a pokud máte k dispozici, také dokumenty, které vaše podezření potvrzují, aby bylo možné věc úspěšně prošetřit. Nemožnost kontaktu s oznamovatelem může negativně ovlivnit prošetření oznámení.

Rovněž v případě anonymního oznámení je účelné sdělit telefon či email, jehož prostřednictvím se lze při zachování anonymity s oznamovatelem spojit. Pro zajištění anonymity doporučujeme vytvořit si zabezpečenou e-mailovou schránku, ideálně pouze k podání oznámení – i při zajištění anonymity tak s vámi budeme moci ohledně vyšetřování komunikovat.